Contractmanagement : instrument voor Facility Manager

Hoe borgt een facility manager de kwaliteit van contracten?

De facility manager is de spil tussen de vraag naar en de productie van facilitaire diensten. Traditioneel werd de facilitaire productie grotendeels ingevuld door facilitair medewerkers in eigen dienst. Dit betekende dat de facilitaire manager voornamelijk een people manager was en beschikte over de hiervan afgeleide competenties, processen en instrumenten. De trend van de laatste jaren is dat het deel facilitaire productie in eigen dienst verschuift naar facilitaire productie die meer en meer wordt ingekocht. Deze verschuiving zet nog steeds door en heeft ertoe geleid dat de inkoopquote, het deel van de omzet dat wordt ingekocht, van facilitaire diensten (exclusief vastgoed) in 2009 was gestegen tot 63%.

Naast een toename van de inkoopquote is er ook een verschuiving gaande van eenvoudigere facilitaire contracten naar complexe geïntegreerde contracten. Deze contracten kenmerken zich onder meer door een groter financieel volume. Het inkoopvolume is afhankelijk van het aantal diensten dat onder het contract valt, de vraag of de managementscope binnen het contract valt en de looptijd van het contract. Dergelijke contracten hebben een omvang van 10 tallen miljoenen tot meer dan 100 miljoen euro.

Een ander kenmerk is de langere looptijd. Het aanbesteden en de implementatie van geïntegreerde contracten is arbeidsintensiever voor zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer. Als gevolg hiervan is de looptijd van dergelijke contracten langer dan de looptijd van eenvoudige contracten. Contracten van 5 tot 25 jaar komen voor. Daarnaast is er meer afstand tussen de facilitaire uitvoer en de opdrachtgever. Als gevolg van het uitvragen van prestaties en het krimpen van de opdrachtgever organisatie neemt de afstand tot de uitvoer toe en de deskundigheid erover af. Als gevolg van de grotere omvang, de grotere afstand tot de uitvoer en de deskundigheid over de uitvoer van facilitaire dienstverlening wordt het switchen van opdrachtgever en het op pijl houden van de dienstverlening tijdens deze transitiefase complexer.

Het voeren van contractmanagement is een activiteit die in de literatuur en in de praktijk in algemene zin onderbelicht is en die juist bij dit type complexe contracten zeer relevant is. Tot op heden is er voor facility managers weinig instrumentarium beschikbaar om vorm te geven aan het inrichten van contractmanagement voor dit type contracten. Hierbij komen vragen als ‘Hoe borg ik de kwaliteit met een kleine opdrachtgeversorganisatie?’ en ‘Wat voor prikkels heb ik nodig om mijn leveranciers te motiveren en wanneer regel ik dat?’ regelmatig voor.

Het ontwikkelde contractmanagementmodel biedt facility managers hier een instrument voor. Het model ontwikkelt het contractmanagement tijdens het inkoopproces. Het resultaat is een risicogestuurde model, wat zich richt is op het vergroten van het organisatierendement.

In het 2011 oktobernummer van Facility Management Magazine worden de belangrijkste resultaten van het onderzoek dat heeft geleid tot dit model beschreven.