#IFM Uitknijpen, wringen en mangelen...

Uitknijpen, wringen en mangelen ... dat was wat de IFM partij volgens de opdrachtgever deed met haar subcontractors en daarmee ook met de dienstverlening. Het lastige was dat zij wel de bij de contractering afgesproken kpi’s haalde, maar overal langs het randje ging bij het inrichten van de operationele dienstverlening. Het zat ‘m in details, maar wel details die uiteindelijk beslissend waren voor het geheel, het totaal aan beleving. Ik kreeg de vraag het contract te evalueren. En ik kreeg natuurlijk de boodschap mee om voor munitie te zorgen om stevig aan tafel te gaan met de IFM partij.

Als vertrekpunt leek het mij verstandig niet het contract te pakken, maar de totstandkoming ervan. …. in gesprek dus met de betrokkenen. En daar hoorde ik ongeveer dezelfde termen: uitknijpen, wringen en mangelen. En dat deed de IFM partij inderdaad met haar subcontractors! Dit om de eenvoudige reden dat de marge van de IFM partij zo ver was uitgeknepen in de tender dat zij het daar terug probeerden te verdienen. En waarom was die marge zo uitgeknepen? In de tender was er een bafo (best and final offer) en lafo (last and final offer) daarna gevolgd door een final lafo en een rondje `armpje drukken’ tijdens de contractondertekening.

Nu kan ik alles vinden van het feit dat de IFM partij hierin mee ging. Het gewenste resultaat voor de opdrachtgever, nu dus ook mijn opdrachtgever, is er niet. Hij wilde een partner maar kreeg een commodity leverancier. En dat komt door zijn eigen uitknijpen, wringen en mangelen. Oftewel: zoek je een platte aannemer dan kan uitknijpen, wringen en mangelen misschien een passende strategie zijn. Zoek je een partner, tender dan ook zo dat het tot partnership leidt.

De parabel met het huwelijk is nu ook weer snel gemaakt. Je kunt in de huwelijkse voorwaarden opnemen twee keer per week de liefde te bedrijven. Dat kan en zal zij dat dan misschien doen, maar niet heel liefdevol. En zo werkt dat dus ook met de IFM partij.

Succes met uitknijpen, wringen en mangelen (of…?)!

Richard Lennartz

Tags: contracteren, facility, ifm, integraal, management, outsourcing, regie, uitbesteden

Opmerking

Je moet lid zijn van Facility Management Platform om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van Facility Management Platform

Reactie van richard lennartz op 10 November 2011 op 8.33: Dank voor je reactie Jan klein. Het speelveld typeer je helder: dat zien we inderdaad in de praktijk om ons heen.

Eigenlijk moet je eerst en vooral terug naar de vraag wat je wilt bereiken: nu en in de toekomst. Wat zijn de ontwikkelingen waarop je moet anticiperen? Wat gebeurt er in het kloppend hart van de organisatie waar je voor werkt en wat moet je voor elkaar hebben om dat hart gezond de te laten kloppen?

Als de conclusie is dat een commodity benadering van knijpen wringen en mangelen het beste bij past (alle plussen en minnen afgewogen uiteraard): vooral doen. Als de conclusie is dat je het beste bereikt door een partnership aan te gaan en samen (met je partner) de uitdagingen - waaronder de door jou genoemde kostenreducties, maar (juist) ook ontwikkelingsgerichte - te kijken, dan is het vooral een kwestie van intern verkopen. En misschien zelfs wel van gewoon doen als je erover gaat.

Centraal in de dialoog moet daarom ook niet staan of je wel/geen partner wilt, maar wat je wilt bereiken. Dáár moet de discussie over gaan. En eventueel samen - dus met de betrokken in je eigen organisatie - beredeneren welke samenwerkingsvorm daar het beste bij past.

En als je aan partnership aangaat: zorg voor incentives die partnership bevorderen. Écht bevorderen. We zien maar al te vaak dat de incentives (veelal dikke penalties en magere bonussen) ondanks alle goede bedoelingen averechts werken. We hebben voor het incentive vraagstuk een workshop en een van de vaste onderdelen is het `fileren van eigen incentiveregelingen'. Is vrijwel altijd bingo (werkt averechts).

Succes met de verkoop!

Reactie van Jan klein Goldewijk op 9 November 2011 op 15.52: Beste Richard,

Zeer herkenbaar. Er wordt nog steeds gedacht dat je voor een dubbeltje op de eerste rij kan zitten. En dan willen wij (de opdrachtgever) graag volgend jaar nog een reductie in de kosten door de leverancier. En graag tegelijkertijd een verbeterde dienstverlening.

Ik heb wel een uitdaging voor je: Ik heb regelmatig discussies met collega FM-ers en we zijn het er allemaal wel over eens dat partnership en vertrouwen de toverwoorden zijn. Toch, als we dan weer terug komen bij onze eigen organisatie hebben we te maken met andere krachten, die zeer sterk aandringen op kosten reducties. Hoe kunnen FM-ers ervoor zorgen dat ondanks deze druk de samenwerking een succes wordt?

Vriendelijke groet,

Jan klein Goldewijk