INTEGRATIE VAN ICT-AFDELING EN FACILITAIR MANAGEMENT

Inhoudsopgave

1. Het nieuwe werken bepaalt de toekomst
2. Kwaliteit van de ICT
3. Terugdringen van complexiteit
4. Outsourcing afhankelijk van bedrijfsgrootte

1. Het nieuwe werken bepaalt de toekomst

De manier waarop we ons werk doen verandert in hoog tempo. Het is bijna niet meer voor te stellen dat we eens volledig afhankelijk waren van een vaste werkplek. Tegenwoordig kunnen we vanuit vrijwel iedere willekeurige werkplek een server benaderen, is mobiele communicatie gemeengoed geworden en worden facilitaire diensten steeds vaker ingekocht. De introductie van nieuwe werkconcepten, zoals flexwerken, heeft een duidelijke invloed op de manier waarop we bedrijven organiseren en besturen.
Door de vernieuwingen op de werkvloer wordt er door menig onderneming kritisch naar de interne organisatie gekeken. Zo ook op het gebied van ICT-diensten en facilitair management. Al geruime tijd vindt de discussie plaats of een onafhankelijke en strategische ICT-afdeling binnen een onderneming nog wel noodzakelijk is. Een discussie die de gemoederen hoog doet oplopen, zeker binnen veel ICT-afdelingen. Paul Kotvis, bestuurslid van Facility Management Nederland (FMN), ziet de twee werkgebieden naar elkaar verschuiven, wanneer hem de vraag wordt voorgelegd wat FMN als beroepsvereniging aan signalen uit de markt opvangt. “Door de introductie van nieuwe werkconcepten zoals het flexibele werken zien we dat de ICT-voorzieningen ook op een andere manier moeten worden aangestuurd. En dit wijkt duidelijk af van het werken in een traditionele kantooromgeving of standaardkantooromgeving”. ICT-diensten zullen volgens het FMN in toenemende mate een ondersteunende functie krijgen. “Zoals we eerder zagen dat de horeca binnen ondernemingen werd uitbesteed aan cateraars, zien we nu steeds vaker dat ICT-diensten niet meer door een eigen afdeling maar door een externe partner worden georganiseerd”.

2. Kwaliteit van de ICT

Binnen het kamp van de informatietechnologie wordt echter met regelmaat beweerd, dat een aansturing door een facilitair manager ten koste gaat van de kwaliteit. Een bewering die door ICT’ers en facilitair managers tegelijkertijd wordt tegengesproken. Opvallend hierbij is dat het nieuwe werken opnieuw als argument wordt aangehaald. Ton Nannings, facilitair manager bij Ordina en hierdoor bekend met de materie, bevestigt vanuit zijn persoonlijke expertise het verhaal van Kotvis. “De twee diensten zullen, als het nieuwe werken doorbreekt, naar één werkterrein opschuiven. Een nieuwe impuls als het flexwerken kan voor een omslagpunt zorgen. Bij een dergelijke verandering voorzie ik een toenemend belang van FM”. En dit heeft geen invloed op de kwaliteit van de ICT, weet ook Wiebe Zijlstra van ZBC Consultants te verklaren. Als kenner op onder andere het gebied van informatiebeveiliging, ICT professionalisering en veranderingsmanagement stelt hij: “werkplekbeheer wordt steeds vaker uitbesteed. Dit zal toenemen wanneer er meer locatie-onafhankelijk gewerkt gaat worden. Een specifieke ICT-afdeling wordt dan overbodig. Door het flexibele werken zullen meer en meer standaard bedrijfsapplicaties worden aangeboden”. ICT zal steeds meer een tool zijn, die het mogelijk maakt het werk (op locatie) uit te voeren. De applicaties die hierbij horen, zowel software- als hardwarematige, zullen standaardiseren. Hiermee zullen de kwaliteit en stabiliteit juist toenemen. “Wat we in het verleden met regelmaat zagen, is dat softwarepakketten zo gecompliceerd werden dat specialistische kennis vereist was. Door de komst van webbased pakketten, en zeker door de mogelijkheden van open standards en open source, zien we de software vereenvoudigen”, vult Zijlstra van ZBC aan.

3. Terugdringen van complexiteit

De integratie van de twee bedrijfsonderdelen is hierdoor volgens Kotvis van het FMN slechts een kwestie van tijd. En juist de facilitair manager speelt hierbij in de toekomst een essentiële rol. De stelling dat hiervoor specifieke vakinhoudelijke kennis vereist is, wordt door de drie heren ontkracht. Het nieuwe werken heeft hierop namelijk een grote invloed, maar ook de ivoren-torencultuur die er bij menig ICT-afdeling heerst, speelt de voorstanders van de integratie van ICT in FM in de kaart, aldus Zijlstra. “Neem nu het falen van het C2000 alarmeringssysteem tijdens Koninginnedag. Door de complexiteit van het systeem schakelden alle hulpverleners over op het default-kanaal, waardoor dit overbelast raakte. In alle hectiek heeft er geen hulpverlener aan gedacht de verschillende beschikbare kanalen te benutten. Onder invloed van te veel regelgeving wordt een systeem te complex en is het niet op basis van gezond verstand ingericht”. Een uitspraak die duidelijk aanstuurt op het terugdringen van het belang van de ICT-afdelingen binnen ondernemingen.

4. Outsourcing afhankelijk van bedrijfsgrootte

Niet alleen de mogelijk overbodige complexiteit van ICT-diensten zorgt voor een ontwikkeling richting integratie van beide onderdelen. Kotvis: “Wij als FMN constateren dat steeds meer bedrijven vrijwel uitsluitend willen investeren in primaire processen. Hierdoor worden steeds meer zaken uitbesteed. En juist het flexwerken zal dit proces van outsourcing van ICT versterken”. Grote datacenters, zoals van Atos Origin, zien het aantal klanten dan ook toenemen. Door de grote kennis van applicaties die door veel werknemers worden gebruikt, kunnen deze vereenvoudigd worden aangeboden en zijn ze commercieel zeer interessant. “Aansturing van ICT-zaken door een FM wordt door het uitbesteden van operationele zaken hierdoor aanzienlijk eenvoudiger”, voegt Wiebe Zijlstra hieraan toe. Enige nuance is hier wel op zijn plek als we af gaan op de uitspraken van Ton Nannings. Hij geeft aan dat er in sommige gevallen juist gekozen wordt voor een strikte scheiding van de twee bedrijfsonderdelen. “Een te snelle samenvoeging zorgt voor een erg breed werkterrein. Door de twee diensten van elkaar gescheiden te houden, is het duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. Zo voorkom je een grijs gebied. En juist bij zo’n grijs gebied is het lastig te bepalen bij wie de verantwoordelijkheid ligt, wat de efficiëntie niet ten goede komt”. Wel bevestigt Nannings, net als de heren Zijlstra en Kotvis, dat op termijn samenvoeging onder invloed van het plaatsonafhankelijk werken meer en meer zal gaan plaatsvinden. Mede doordat het grijze gebied door de vereenvoudiging van de ICT-diensten minder bepalend zal worden.
“Wat we ook vaak zien is dat grotere ondernemingen zoals KPN en Microsoft al volop bezig zijn met het nieuwe werken en hierdoor de afdelingen al hebben samengevoegd. Kleine bedrijven zonder ICT-afdeling en ZZP’ers besteden deze taken al grotendeels uit. Winst valt te behalen binnen de middelgrote ondernemingen, wanneer ook zij het belang van uitbesteding gaan inzien”, verduidelijkt Kotvis van het FMN afsluitend. Dit alles moet slechts een kwestie van tijd zijn.